DIPENDENTI E COLLABORATORI
L’art. 51 comma 5 del D.P.R. n. 917/1986 prevede che, nel caso di rimborso a piè di lista (analitico) delle spese per trasferte o missioni fuori dal territorio comunale, non concorrano a formare il reddito di lavoro dipendente:
- i rimborsi di spese di trasferta documentate e relative al vitto, all’alloggio, al viaggio ed al trasporto;
- i rimborsi di altre spese, anche non documentate eventualmente sostenute dal dipendente fino ad un importo massimo giornaliero di:
- euro 15,49 per le trasferte in Italia;
- euro 25,82 per le trasferte all’estero.
I rimborsi a piè di lista non concorrono alla determinazione del reddito del dipendente (o del collaboratore) purchè sia fornita dettagliata e comprovata documentazione a giustificazione delle spese sostenute.
Per ottenere il rimborso spese il lavoratore (collaboratore) deve presentare una nota spese, ovvero un’apposita richiesta indicando i dati relativi alla trasferta ed allegando la documentazione giustificativa delle spese sostenute di vitto, alloggio, viaggio e trasporto oltre che di eventuali altre spese.
Per le imprese che adottano il sistema di rimborso analitico è necessario identificare la documentazione necessaria a comprovare le trasferte effettuate tenendo presente che la stessa Agenzia delle Entrate ha ribadito che non è necessaria l’autorizzazione preventiva alla trasferta (anche se sarebbe buona prassi): nella C.M. n. 188/E/1998 è stato precisato che la trasferta e le spese ad essa collegate “devono risultare dalla normale documentazione conservata dal datore di lavoro”.
Le spese di vitto e alloggio, per le quali il legislatore non ha previsto limitazioni né di importo né sul tipo di struttura recettiva, sono documentabili attraverso fattura (che se intestata all’azienda consente anche la detrazione dell’iva), ricevuta o scontrino fiscale, mentre per quanto riguarda le spese di viaggio e trasporto, per le quali non sono previste limitazioni al tipo di mezzo utilizzato dal dipendente (ma l'azienda può mettere limitazioni ai collaboratori), sono documentabili attraverso l’esibizione dei documenti di viaggio, quindi biglietti nominativi o ricevute rilasciate dal vettore. La stessa C.M. 188/E/1998 ha precisato che è sufficiente anche la documentazione costituita da biglietti anonimi.
Per i consiglieri, gli amministratori e i collaboratori occasionali è sempre bene dare un incarico specifico con delibera in cui siano specificati il tipo di rimborsi che dovranno essere erogati per le missioni.
PROFESSIONISTI E LAVORATORI AUTONOMI
Per quello che concerne professionisti e lavoratori autonomi che, nello svolgimento dell’attività professionale o artistica, si trovino nella necessità di richiedere il rimborso spese per alcune spese le quali possono:
- essere sostenute dal professionista e poi rimborsate dal committente;
- essere direttamente sostenute dal committente.
Nell’analizzare il trattamento fiscale dei rimborsi spese professionisti è necessario prima di tutto distinguere tra:
- le spese di vitto e alloggio;
- le altre spese.
La disciplina fiscale dei rimborsi spese professionisti riguardanti vitto e alloggio è stata radicalmente modificata a decorrere dal 1° gennaio 2015 ad opera dell’art. 10 del D.Lgs. 175/2014; vediamo quali sono le novità introdotte anche alla luce dei chiarimenti forniti dall’Agenzia delle entrate nella C.M. n. 31/E/2014.
Come detto è necessario distinguere tra spese di vitto e alloggio fatturate direttamente al committente e spese di vitto e alloggio fatturate dal terzo al professionista.
Le prestazioni alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande pagate direttamente dal committente e a questi direttamente fatturate, dal 1 gennaio 2015 non costituiscono compensi in natura per il professionista e non partecipano quindi alla formazione del reddito di lavoro autonomo dello stesso.
Di conseguenza:
- il committente riceverà la fattura da chi ha effettuato il servizio (oppure, come capita spesso, gli sarà consegnata dal professionista), con indicazione del professionista che ha fruito del servizio, senza dover comunicare l’importo di spesa al professionista né tantomeno inviare la copia della fattura allo stesso. Il committente potrà dedurre il relativo costo secondo le regole applicabili alla propria categoria di reddito (lavoro autonomo o impresa);
- il professionista in tal caso non deve fare nulla, non avendo sostenuto il costo e non essendo per lui un compenso in natura.
Per quanto riguarda il trattamento fiscale in capo al committente l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che non opera il limite di deducibilità del 75% per le spese sostenute per l’acquisto di prestazioni alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande, di cui sono beneficiari i professionisti nel contesto di una prestazione di servizi resa al committente, imprenditore o lavoratore autonomo. Viene richiesto tuttavia, che sia dimostrabile l’inerenza della spesa rispetto all’attività del committente, l’effettività della stessa e che dalla documentazione fiscale risultino gli estremi del professionista o dei professionisti che hanno fruito delle prestazioni e somministrazioni.
Come detto tale disciplina si applica solo alle spese di vitto e alloggio acquistate direttamente dal committente per cui sono escluse le prestazioni acquistate dal professionista oggetto poi di rimborso spese in fattura, quali quelle di trasporto, anche se direttamente acquistate dal committente.
Se il professionista provvede lui al pagamento di una fattura intestata al committente dovrà inserirla in fattura come spesa anticipata e non sarà soggetta a ritenuta d'acconto, sarà esclusa IVA art.15 DPR 633/72 e non sarà soggetta a rivalsa previdenziale.
Per le spese di vitto e alloggio fatturate dal terzo al professionista, se trattasi di spese inerenti alla prestazione professionale, che quindi devono essere sostenute per eseguire l’incarico commissionato, il loro successivo riaddebito al committente deve essere considerato a tutti gli effetti compenso per il professionista che concorre alla formazione del reddito di lavoro autonomo e quindi da assoggettare a ritenuta.
Il relativo costo sarà poi deducibile dal professionista con il doppio limite previsto dall’art. 54, co. 5, Tuir: “nella misura del 75 per cento, e, in ogni caso, per un importo complessivamente non superiore al 2 per cento dell’ammontare dei compensi percepiti nel periodo d’imposta.”.
Vladimiro D'Agostino
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